Politique de Confidentialité
En vigueur au 13 octobre 2026. Établie conformément au Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 (RGPD) et à la loi française « Informatique et Libertés » modifiée.
1. Responsable du traitement
Pour les traitements liés notamment à la gestion du site, des comptes utilisateurs, des abonnements, des paiements, de la relation commerciale, du support et de la sécurité du service, le responsable du traitement est :
Exploitante : Vanina SOUTARSON
Forme d’exercice : Entrepreneur individuel (EI)
Nom commercial : Illico Facto
SIRET : 931 867 964 00021
Adresse : 62 route des Marans, 33840 Giscos – France
Contact relatif à la protection des données : contact@illicofacto.fr
Illico Facto n’a pas désigné de délégué à la protection des données (DPO). L’adresse ci-dessus constitue le point de contact unique pour toute question relative à la protection des données personnelles.
2. Rôle d’Illico Facto concernant les données des clients des utilisateurs
Lorsqu’un utilisateur renseigne dans Illico Facto des informations concernant ses propres clients, prospects, fournisseurs ou autres contacts afin notamment d’établir et gérer des devis, factures, avoirs ou autres documents, l’utilisateur demeure responsable du traitement de ces données.
L’utilisateur demeure notamment responsable :
- De la licéité des données collectées et enregistrées dans Illico Facto ;
- De l’information préalable des personnes concernées ;
- Du choix des données nécessaires à son activité (principe de minimisation) ;
- Du respect des durées de conservation applicables à son activité professionnelle ;
- Du traitement des demandes d’exercice de droits relatives à ses propres traitements.
Illico Facto traite ces données dans le cadre de la fourniture du service et conformément aux instructions et obligations contractuelles applicables. Les engagements d’Illico Facto en qualité de sous-traitant sont également encadrés dans les conditions contractuelles applicables au service.
3. Catégories de données traitées
Illico Facto applique le principe de minimisation des données et ne traite que les informations nécessaires aux finalités poursuivies :
Données de compte et d’identification
Nom, prénom, adresse e-mail, numéro de téléphone, identifiants de connexion, raison sociale ou nom commercial, SIREN/SIRET, adresse professionnelle, informations fiscales et mentions relatives à la TVA.
Données de facturation, comptables et de gestion
Devis, factures, avoirs, acomptes, statuts de règlement, historique des encaissements, chiffre d’affaires, livres des recettes, registres des achats, dépenses, régime fiscal et social renseigné, données nécessaires aux estimations indicatives de cotisations et informations liées à la facturation électronique.
Données relatives aux clients des utilisateurs
Nom, prénom, raison sociale, adresse de facturation ou de livraison, adresse e-mail, numéro de téléphone, SIREN/SIRET, informations fiscales et données figurant sur les devis, factures et avoirs.
Données liées à la facturation électronique
Données nécessaires à la génération Factur-X, transmission et routage des factures, identification des entreprises, transmission des données réglementaires, e-reporting, suivi du cycle de vie et informations de règlement disponibles.
Données d’acceptation et preuve d’intégrité des devis
Nom déclaré du signataire, adresse e-mail, manifestation de consentement, horodatage UTC, adresse IP, identifiant de l’agent utilisateur (User-Agent), identifiant du devis, snapshot du devis accepté et empreinte cryptographique SHA-256.
Données de consultation du Portail Client
Accès par lien sécurisé / jeton (token), consultation et téléchargement des pièces PDF, éventuelle acceptation en ligne, et journaux techniques d’accès (horodatage, adresse IP technique).
4. Facturation électronique et plateforme agréée
Illico Facto intègre les fonctionnalités nécessaires à la facturation électronique française. Les factures électroniques concernées sont générées au format hybride Factur-X, associant un document PDF/A-3 et des données XML structurées.
Interfaçage avec les plateformes agréées : Illico Facto permet la génération de factures électroniques au format hybride Factur-X (PDF/A-3 et données XML structurées EN 16931). Son architecture logicielle est conçue pour s’interfacer avec une plateforme agréée dans le cadre de la facturation électronique et des transmissions réglementaires d’e-reporting (selon le calendrier officiel : 1er septembre 2026 pour la réception par toutes les entreprises et l’émission grandes entreprises/ETI ; 1er septembre 2027 pour l’émission PME et micro-entreprises). Illico Facto n’est pas lui-même une plateforme agréée.
Les informations relatives au cycle de vie des factures transmises ou retournées par la plateforme partenaire sont traitées afin d’être affichées dans l’espace utilisateur.
5. Données d’abonnement et de paiement
Illico Facto traite l’identifiant client Stripe, la formule souscrite, le statut de l’abonnement, les dates de renouvellement et les statuts des paiements.
6. Données techniques et de sécurité
Adresse IP, date et heure de connexion, données de session, navigateur, journaux techniques et événements de sécurité pour assurer le bon fonctionnement et le diagnostic.
Base légale : Intérêt légitime à sécuriser la plateforme.7. Données relatives aux communications et relances
Informations nécessaires à l’envoi d’e-mails transactionnels et SMS via Brevo (Sendinblue SAS) : adresse e-mail, numéro de téléphone, nom/raison sociale, numéros de pièces, montants TTC, échéances, liens sécurisés vers le portail client et coordonnées bancaires IBAN/BIC lorsqu’elles figurent dans le contenu transmis. Illico Facto n’exploite aucun mécanisme de tracking d’ouverture ou de clic via Brevo.
8. Origine des données
- Directement auprès de l’utilisateur lors de son inscription ou utilisation ;
- Automatiquement lors de l’utilisation technique de la plateforme ;
- Auprès de Stripe concernant les abonnements et paiements ;
- Auprès de la plateforme agréée pour la facturation électronique ;
- Auprès des autres prestataires nécessaires au fonctionnement du service ;
- Auprès des utilisateurs lorsqu’ils saisissent les fiches de leurs clients ou tiers.
9. Caractère obligatoire ou facultatif
Les informations indiquées comme obligatoires sont nécessaires à la création du compte, au fonctionnement du service ou à l’émission régulière des documents légaux de facturation.
10. Destinataires et sous-traitants techniques
Les données sont accessibles uniquement aux personnes habilitées et aux prestataires intervenant dans le fonctionnement du service :
Acheminement des factures électroniques Factur-X et données réglementaires de e-reporting selon les modalités applicables au dispositif légal.
Les données peuvent également être communiquées aux autorités administratives, fiscales ou judiciaires compétentes lorsqu'une disposition légale l'impose.
11. Localisation des données & 12. Transferts internationaux
Illico Facto privilégie ainsi une localisation européenne pour ses données principales. La localisation principale en France ne signifie pas que l’ensemble des opérations techniques ou de support interviennent exclusivement en France.
Lorsque des transferts internationaux interviennent auprès de certains prestataires établis hors de l'Espace économique européen, ceux-ci sont rigoureusement encadrés : décision d’adéquation, Data Privacy Framework UE–USA, ou clauses contractuelles types de la Commission européenne.
13. Durées de conservation
14. Sécurité des données
Illico Facto met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles adaptées : sécurisation des flux par HTTPS/TLS, hachage sécurisé des mots de passe, contrôle des accès, séparation logique des données entre entreprises via Row Level Security (RLS) au niveau de PostgreSQL, sauvegardes automatisées et recours à Stripe Checkout.
Consultez notre page dédiée : Sécurité & Protection des données.
15. Droits des personnes & Exercice des droits
Vous disposez d’un droit d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation, d’opposition, de portabilité et de retrait du consentement.
Pour exercer ces droits : Adressez votre demande par e-mail à : contact@illicofacto.fr.
Les demandes sont traitées dans un délai maximal d’un mois (extensible de deux mois supplémentaires en cas de complexité).
Lorsqu’une personne contacte directement Illico Facto au sujet de données enregistrées par un utilisateur, la demande est transmise à cet utilisateur, seul responsable de traitement.
En cas d’incident affectant la sécurité des données, les notifications requises sont effectuées sans délai auprès de l’utilisateur et de la CNIL dans le délai réglementaire de 72 heures.
19. Cookies et traceurs
Illico Facto utilise les traceurs strictement nécessaires au fonctionnement technique, à l’authentification et à la sécurité de la plateforme (exemptés de consentement préalable).
Illico Facto utilise Vercel Web Analytics afin de mesurer de manière agrégée l’audience des pages publiques du site et leurs performances techniques (pages consultées, type d’appareil, navigateur, pays). Cet outil est configuré dans une approche respectueuse de la vie privée et n’utilise pas de cookies publicitaires.
20. Données sensibles
Illico Facto n’a pas vocation à collecter des catégories particulières de données personnelles (santé, opinions politiques, croyances religieuses, données biométriques). Les utilisateurs sont invités à ne pas en intégrer dans les documents.
21. Modification de la Politique de confidentialité
La présente Politique peut être mise à jour pour refléter les évolutions légales, techniques ou de nouvelles fonctionnalités. La date affichée en tête de page correspond à la version applicable.
22. Contact et documents associés
Pour toute question concernant la présente Politique ou la protection des données personnelles : contact@illicofacto.fr